Czas to waluta, której w sprzedaży zawsze brakuje. Kiedy handlowcy spędzają więcej czasu na ręcznym wprowadzaniu danych do CRM niż na rozmowach z klientami, to znaczy, że coś jest nie tak. Właśnie tutaj wkracza automatyzacja – pozwala sprzedawcom skupić się na tym, co robią najlepiej, czyli na budowaniu relacji i domykaniu transakcji. Ale automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu. To też lepsza jakość danych, większa efektywność zespołu i możliwość szybszego skalowania procesów. Sprawdź, na czym dokładnie może polegać automatyzacja sprzedaży B2B i jak robić to dobrze.
Z tego artykułu dowiesz się:
Automatyzacja sprzedaży – dlaczego warto?
Zacznijmy od korzyści, jakie niesie automatyzacja sprzedaży B2B w różnych obszarach pracy zespołów handlowych.
Oszczędność czasu
Dwie godziny – średnio tyle czasu dziennie handlowcy przeznaczają na rzeczywistą sprzedaż. Co robią przez resztę dnia? Ręcznie przepisują informacje z maili do CRM’u, wyszukują, analizują i kopiują dane oraz wypełniają tabelki arkuszy Excel, układają plan działania, redagują wiadomości follow-up i raportują. Automatyzacja sprzedaży B2B uwalnia ten czas, dając zespołowi sprzedaży przestrzeń na działania, które rzeczywiście generują przychód.
Zwiększenie produktywności zespołu
Handlowcy powinni sprzedawać, a nie zajmować się administracją. Im mniej manualnych zadań, tym więcej rozmów z klientami, analizowania potrzeb i dopasowywania ofert. Automatyzacja pozwala skupić się na budowaniu relacji z potencjalnymi klientami oraz domykaniu szans sprzedaży zamiast klikaniu w systemie.
Lepsza jakość danych
Automatyczne walidowanie i uzupełnianie informacji (np. pobieranie danych z GUS czy social mediów) sprawia, że w CRM nie ma śmieciowych i niepełnych rekordów. A im lepsze dane, tym trafniejsze decyzje biznesowe i bardziej efektywna sprzedaż oraz mniej kosztownych błędów.
Łatwiejsza skalowalność biznesu
Gdy firma rośnie, manualne procesy szybko stają się wąskim gardłem. Automatyzacja sprzedaży B2B pozwala obsłużyć większą liczbę leadów i klientów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zespołu.
Co warto automatyzować w sprzedaży B2B?
Niektórzy uważają, że wszystko da się zautomatyzować. Nawet jeśli to prawda, to zdecydowanie nie wszystko warto zautomatyzować. Fundamentem jest zidentyfikowanie takich procesów i momentów w ich obrębie, które są powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Poniżej przykłady obszarów, które może obejmować automatyzacja sprzedaży B2B.
Generowanie, kwalifikacja i podgrzewanie leadów
Operacje na leadach, które możesz zautomatyzować, to:
1. Zapisywanie leadów w CRM’ie
Formularze kontaktowe na stronie mogą od razu dodawać dane do systemu, przypisywać leady do odpowiednich handlowców według określonych kryteriów i inicjować pierwsze działania, a także powiadamiać opiekunów o nowym leadzie i generować dla nich stosowną notatkę.
Do tego dochodzi także automatyczny import kontaktów z innych systemów i platform, np. list w mediach społecznościowych. W tym celu warto zintegrować swój CRM z odpowiednim narzędziem. Przykład: LinkedIn Sales Navigator, którego działanie opisujemy w artykule pt. Integracja Hubspot i LinkedIn Sales Navigator: jak lepiej obsługiwać leady z LinkedIn?
2. Scoring leadów
Wystarczy ustalić kryteria (np. branża, liczba odwiedzin strony, pobrane materiały) oraz opracować punktację. Na tej podstawie automat oceni szanse na konwersję i będzie priorytetyzować kontakty, a następnie wyśle odbiorcom odpowiednie komunikaty.
3. Weryfikacja danych
Automatyzacja sprzedaży B2B działa także w sferze sprawdzania poprawności danych. Polega ono na pobieraniu informacji o firmie z zewnętrznych baz (np. GUS czy CEIDG). Taki sposób aktualizowania danych ogranicza błędy, dublowanie rekordów i przyspiesza proces weryfikacji klientów B2B w kontekście wiarygodności i renomy klienta.
4. Lead nurturing
Aby ułatwić aktywności związane z pielęgnowaniem leadów, system może sam posegmentować kontakty i dobrać całą ścieżkę mailową pod konkretną firmę.
5. Przekierowania leadów
Oprócz przypisywania, automatycznie odbywa się także przekierowywanie kontaktów do innych opiekunów, w razie potrzeb, m.in. w razie zmian statusów czy na bazie nowych informacji w CRM’ie, np. o zmianie lokalizacji firmy.
Komunikacja z klientami
W kontakcie z klientami warto postawić na zautomatyzowane:
1. Autorespondery
Wysyłka wiadomości powitalnych po potwierdzeniu zgłoszenia czy materiałów po pobraniu lead magnetu odbywa się natychmiastowo lub w ustalonym czasie po uruchomieniu wyzwalacza.
2. Umawianie spotkań
Twoi odbiorcy mogą korzystać z interaktywnego kalendarza i samodzielnie dobierać terminy spotkań oraz bukować daty i godziny, o czym automatycznie zostaniesz powiadomiony.
3. Sekwencje e-mailowe i follow-upy
System wysyła przypomnienia i kolejne wiadomości w zależności od reakcji odbiorcy (np. po braku otwarcia maila z ofertą do określonego terminu).
4. Powiadomienia dla handlowców
Gdy potencjalny klient otworzy ofertę lub szansa sprzedaży osiągnie określony etap czy parametry, wyświetli Ci się specjalny alert. Dzięki temu idealnie wstrzelisz się w najkorzystniejszy moment na reakcję.
5. Powiadomienia dla klientów
Także klient będzie na bieżąco otrzymywać komunikaty o postępach w projekcie czy zamówieniu.
6. Zbieranie feedbacku
Automatyzacja sprzedaży B2B to również usprawnianie czynności, które zmierzają do zacieśniania relacji z klientem. Do takich praktyk należą np. działania z zakresu customer success, w tym badania satysfakcji (CSAT) i lojalności (NPS). Dowiedz się więcej na ten temat z naszego artykułu blogowego pt. Jak mierzyć efekty customer success? Metryki sukcesu klienta.
Obsługa procesu sprzedaży w CRM
Do procesów stricte sprzedażowych, które dobrze jest poddać automatyzacji, należą:
1. Przypisywanie zadań i zarządzanie projektami
System sam tworzy zadania dla handlowców na kolejnych etapach lejka sprzedażowego (np. wykonanie telefonu, wysyłka oferty). Informuje też o postępach pozostałe zespoły lub ich członków, którzy są powiązani z projektem. Pozwala także zarządzać contentem i komunikować się między pracownikami, udostępniać dokumenty i mierzyć skuteczność działań.
2. Aktualizacja statusów
Po zamknięciu szansy CRM zmienia status klienta i uruchamia kolejne kroki (np. przekazanie do działu wdrożeniowego, wystawienie faktury).
3. Generowanie i obsługa dokumentów
Tworzenie spersonalizowanych ofert na ustandaryzowanym szablonie oraz umów na podstawie danych z CRM to także postaci, jakie może przybierać automatyzacja sprzedaży B2B. Poza tym również wysyłka umów i ich katalogowanie we właściwych folderach oraz zbieranie podpisów elektronicznych.
4. Komunikowanie o reakcji na dokument
Otrzymasz powiadomienie, kiedy klient otworzy ofertę, opłaci fakturę czy podpiszę umowę. System przypomni też handlowcowi, żeby np. zadzwonił do klienta, kiedy minie ustalony okres oczekiwania na reakcję na ofertę.
Raportowanie i analiza sprzedaży
1. Codzienne, tygodniowe i miesięczne raporty sprzedażowe
Automatyzacje w systemach CRM są w stanie generować np. podsumowania wyników w czasie rzeczywistym, powiadamiać o otwartych szansach i niedokończonych projektach czy kontaktach, które wymagają działań typu follow-up.
2. Analiza krzyżowa
Możesz wygodnie zestawiać ze sobą i porównywać różnorodne dane z wielu systemów i arkuszy.
3. Prognozy sprzedaży
Analiza historycznych danych i bieżących wyników pozwala przewidywać przyszłe przychody i trendy. Automatyzacja sprzedaży B2B w zakresie predykcji minimalizuje ryzyko błędów w ustalaniu celów.
Generowanie podsumowań spotkań i notatek przy wsparciu AI
Narzędzia do automatyzacji, które w dużym stopniu korzystają ze sztucznej inteligencji, zawsze będą o krok przed innymi. Zaawansowane funkcje systemów CRM i powiązanych z nimi aplikacji to np. zautomatyzowane generowanie konspektów i skrótów ze spotkań czy notatek, które później przydają się nie tylko handlowcom, ale i marketerom, specjalistom customer success czy pracownikom obsługi klienta.
Integracje między systemami
Automatyzacja sprzedaży B2B to nie tylko pojedyncze reguły w CRM. Kluczowe są dobrze zaprojektowane integracje, które usprawniają przepływ danych między różnymi narzędziami i umożliwiają sprawne działania na wymienionych wcześniej płaszczyznach.
Oto najlepsze przykłady:
- CRM + narzędzia do lead generation = automatyczne przekazywanie danych o leadach i ich aktywnościach do CRM, co pozwala lepiej personalizować komunikację.
- CRM + bazy danych (np. GUS) = automatyczne pobieranie i aktualizacja danych o firmach.
- CRM + systemy księgowe = szybkie generowanie faktur i staranna kontrola płatności.
- CRM + komunikatory (np. Slack, Teams, Meta Messenger) = powiadomienia o nowych leadach czy zmianach statusu klientów.
- CRM + ERP = natychmiastowa aktualizacja stanów magazynowych w celu uniknięcia błędów w ofertach.
- CRM + zarządzanie projektami (np. Asana) = bieżące monitorowanie postępów i baza do sprawiedliwego wynagradzania za efekty.
Jesteś ciekawy wyników współpracy z Casbeg?
Dzięki automatyzacji procesów w firmie Isprzęt.pl udało się osiągnąć m.in.:
- współczynnik kwalifikowanych leadów równy 90%,
- wzrost sprzedaży o 35%,
- średni rating 5.0 przy 250 opiniach w serwisie Ceneo.
Skuteczna automatyzacja sprzedaży B2B: kluczowe zasady
Jeśli naprawdę zależy Ci na uproszczeniu a nie dodatkowym komplikowaniu pracy swoich zespołów, zapamiętaj nasze 5 zasad poprawnej i skutecznego realizacji procesu, jakim jest automatyzacja sprzedaży B2B:
1. Technologia powinna wspierać, a nie zastępować handlowców – same automatyzacje i technologie nie zbudują relacji z klientem.
2. Jakość danych ma znaczenie strategiczne – błędne informacje w systemie to błędne decyzje sprzedażowe i biznesowe.
3. Dostosuj automatyzacje i narzędzia do potrzeb firmy – nie kopiuj od innych najlepszych praktyk w przekonaniu, że są uniwersalne. Buduj, testuj i optymalizuj przepływy pracy skrojone pod swoją firmę.
4. Nie automatyzuj wszystkiego naraz – zacznij od krytycznych wąskich gardeł i stopniowo rozszerzaj zakres automatyzacji.
5. Bądź na bieżąco – regularnie sprawdzaj jakość danych i udoskonalaj procedury związane z ich wprowadzaniem do systemu.
Najczęstsze wyzwania i błędy w automatyzowaniu sprzedaży B2B
Przestrzegając powyższych zasad, zmniejszasz ryzyko wystąpienia m.in. tych błędów:
1. Brak spójności między działami – automatyzacja sprzedaży powinna współgrać z marketingiem i obsługą klienta.
2. Zbyt wiele narzędzi bez integracji – jeśli CRM nie rozmawia z innymi systemami, powstaje chaos zamiast usprawnienia.
3. Brak personalizacji i humanizacji przekazu – klient nie może odnieść wrażenia, że obsługuje go robot. Zadbaj o to, aby odbiorca poczuł, że interakcja jest częścią indywidualnie prowadzonej relacji, a nie jakiegoś schematu.
4. Przekombinowanie reguł – zbyt skomplikowana automatyzacja sprzedaży B2B w znaczeniu samych reguł mogą utrudnić, a nie ułatwić pracę.
5. Brak szkolenia zespołu – najlepsze narzędzie nie pomoże, jeśli nikt nie wie, jak z niego korzystać.
6. Automatyzowanie niepowtarzalnych rzeczy – nie automatyzuj na siłę zwłaszcza tych procesów, które występują raz na jakiś czas. Spróbujcie spojrzeć z góry na Wasze działania i razem z zespołami stwórzcie drzewko standardowych procesów. Zmierzcie je, czyli wypiszcie, jaki jest czas ich trwania, z ilu zdarzeń się składają, ile osób angażują oraz ile narzędzi jest potrzebnych do ich obsługi. Zmapujcie te momenty, które są powtarzalne i właśnie je poddajcie automatyzacji.
7. Za dużo automatyzacji – często wystarczy ustawić jedną automatyzację np. na 4 zidentyfikowane momenty procesu niż osobne dla każdego z nich.
8. Niewłaściwy wybór narzędzia – nie uruchomisz właściwych automatyzacji bez sprawnego i dostosowanego w 100% do Twojego biznesu systemu CRM. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem? Dowiedz się tego z artykułu na blogu Casbeg i odkryj nasz Ranking CRM 2025.
Automatyzacja sprzedaży B2B z Casbeg – podsumowanie
Automatyzacja sprzedaży B2B to potężne narzędzie, ale jej skuteczność zależy od dobrego planowania i dopasowania do realnych potrzeb firmy. Kluczem jest równowaga między technologią a czynnikiem ludzkim. Automatyzacja powinna wspierać handlowców, a nie ich zastępować.
Jeśli zależy Ci na usprawnieniu codziennych zadań, podniesieniu wyników sprzedażowych i przyspieszeniu skalowania działalności przy pomocy dobrze dobranego systemu CRM, skorzystaj z usług Casbeg. Wykonamy audyt obecnej sytuacji, przeanalizujemy potrzeby i zasoby, a następnie dopasujemy najkorzystniejsze rozwiązania technologiczne i pomożemy zoptymalizować procesy. Następnie przeprowadzimy implementację narzędzi i ustawimy pierwsze workflows. Przeszkolimy też Twoją załogę, dostarczymy materiały edukacyjne, przetestujemy wprowadzone modyfikacje i zapewnimy wsparcie powdrożeniowe.
Pamiętaj, że procesy nigdy nie są ograniczone do uniwersalnych procedur, które mają się sprawdzić zawsze i wszędzie. Dlatego w Casbeg do każdego zadania podchodzimy indywidualnie – bierzemy na tapet TWOJE procesy, specyfikę branży, budżet, liczebność i możliwości zespołu, strukturę organizacyjną, model współpracy z klientem, ale też aspiracje i wytyczone kierunki rozwoju.
Zacznij od dobrego systemu – zobacz, jak wygląda wzorowe wdrożenie CRM z Casbeg.
